تحول دیجیتال و حوزه تدارکات و پشتیبانی

هرچند گفتمان تحول دیجیتال و به طور اخص، بانکداری دیجیتال، اکنون در کشورمان قدمتی چندساله یافته است، اما عمده تمرکز در این حوزه بر ارائه خدمات مبتنی بر فناوری­‌های دیجیتال به مشتری بوده است(و البته این به معنی موفق بودن در آن عرصه هم نیست. اساساً اینکه تا چه اندازه در این مسیر درست گام برداشته­‌ایم و اینکه آیا توفیقاتی داشته‌­ایم، موضوع تحلیل یادداشت حاضر نیست). لیکن محدود دیدن تحول دیجیتال در صنعت بانکی به ارائه محصولات بر پایه فناوری دیجیتال، نگارنده را بر آن داشت تا در سلسله یادداشت­‌هایی که اخیراً در رسانه‌­ها انتشار یافته است تلاش نماید به ظرفیت­‌های این حوزه شالوده­‌شکن در سایر مراکز تعالی بانک‌­ها بپردازد.

در یادداشتی به ظرفیت­‌های حوزه دیجیتال در مدیریت منابع انسانی پرداختم و در یادداشتی دیگر، به قابلیت­‌های این حوزه در عرصه اعتبارات و مدیریت اعتباری اشاراتی داشتم.

در یادداشت حاضر نیز برآنم تا به برخی از ظرفیت­‌ها و قابلیت­‌های حوزه دیجیتال در بخش تدارکات و پشتیبانی، بپردازم.

به ساده­‌ترین عبارت، تحول دیجیتال در حوزه تدارکات، به بکارگیری و یکپارچه‌­سازی فناوری‌ها و فرآیندهای دیجیتال برای ساده‌سازی، روان­سازی و ارتقاء کیفیت فعالیت‌های تدارکاتی اشاره دارد. هدف این تحول، بهبود کارایی، اثربخشی هزینه‌­ای، شفافیت و تسهیل تعامل در حوزۀ کارکردی تدارکات است.

برخی از کارکردهای تحول دیجیتالی در حوزه تدارکات و پشتیبانی

سازمان­‌ها و من­جمله، بانک‌ها به طور فزاینده‌‌‌ای از پلتفرم‌های تدارکات الکترونیکی و راه­‌حل‌های نرم‌­افزاری برای خودکارسازی و دیجیتالی کردن فرآیندهای تدارکات خود استفاده‌‌‌ می‌کنند. این امر می­‌تواند شامل اعلام نیاز و ارسال درخواست الکترونیکی، مدیریت سفارش خرید، ارزیابی و انتخاب فروشنده، مدیریت قرارداد، و پردازش فاکتور باشد. سیستم‌های تدارکات الکترونیکی به بانک‌ها کمک می‌کنند گردش کار را ساده‌تر کنند، خطاهای انسانی را کاهش دهند، رعایت قوانین و مقررات موضوعه را بهبود بخشند و کارایی کلی فرایند تدارکات را ارتقاء دهند.

حوزه دیگر کاربرد فناوری­‌های دیجیتال، مدیریت ارتباط با تامین­‌کننده (Supplier Relationship Management) است. ظرفیت دیجیتال می­‌تواند بانک‌ها را قادر‌‌ ‌سازد تا از طریق پلتفرم‌های ارتباط با تامین­‌کننده (SRM)، روابط قوی‌‌‌‌تری با تامین­‌کنندگان برقرار کنند. این پلتفرم‌ها، یک پایگاه داده متمرکز از تامین‌کنندگان ایجاد می‌کنند، ارتباطات را تسهیل‌‌‌ می‌کنند، عملکرد تامین‌کننده را رصد می‌کنند و قراردادهای تامین‌کننده را مدیریت‌‌‌ می‌کنند. با استفاده از ابزارهای SRM، بانک‌ها‌‌‌ می‌توانند انتخاب تامین‌کننده را بهینه کنند، در مذاکرات، دست بالاتری داشته باشند، ریسک‌­ها را کاهش دهند و از طریق همکاری نزدیک‌‌‌‌تر با تامین‌کنندگان، زمینه­‌های نوآوری در تامین را افزایش دهند.

یکی از چالش‌­های حوزه تدارکات، پیش‌­بینی به هنگام نیازها به منظور تدارک به موقع واحدهای صفی و ستادی است. ظرفیت‌های عرصه دیجیتال در تجزیه و تحلیل داده‌ها، بخش تدارکات بانک‌ها را قادر‌‌‌ می‌سازد تا با توسعه مدل­‌های پیچیده مبتنی بر داده‌­های تاریخی حجیم، روندها را شناسایی کرده و از نتایج تحلیل­‌ها برای پیش‌بینی تقاضا، بهینه‌سازی سطح موجودی انبار و تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر در مورد خرید، استفاده کند.

دو فناوری دیجیتالی که به طور فزاینده‌‌‌ای در تدارکات برای خودکارسازی کارهای تکراری و دستی استفاده‌‌‌ می‌شوند، عبارتند از هوش مصنوعی و اتوماسیون رباتیک فرآیند (Robotic Process Automation). چت‌­بات‌های مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند پاسخگوی پیگیری‌­ها و سوالات تامین‌کنندگان باشند و قابلیت­‌های RPA می‌تواند پردازش فاکتور، ورود داده‌ها و مدیریت قرارداد را به شکل خودکار انجام دهد. این فناوری‌ها به واحدهای تدارکاتی کمک می‌کنند تا خطاها را کاهش دهند، کارایی را بهبود بخشند و زمان کارشناسان این واحدها را برای پرداختن به فعالیت­‌های استراتژیک‌تر آزاد کنند.

از دیگر چالش‌­های حوزه تدارکات، فرآیند مقایسه قیمت و متعاقب آن، خرید است و ظرفیت‌­های حوزه دیجیتال در راه­اندازی بازارهای دیجیتال، می­‌تواند تا حدودی پاسخگوی این چالش باشد. بازارهای دیجیتال امکان ارتباط با طیف وسیعی از تامین‌کنندگان و دسترسی به مجموعه وسیع‌‌‌‌تری از کالاها و خدمات را فراهم می­کنند. این بازارها، واحدهای تدارکاتی را قادر‌‌‌ می‌سازند تا قیمت‌ها را مقایسه کنند، از نظرات سایر خریداران در مورد عملکرد عرضه­‌کنندگان آگاهی پیدا کنند و در نتیجه، تصمیمات خرید آگاهانه‌‌‌ای را اتخاذ کنند. این بازارها با ایجاد رقابت بین تامین‌کنندگان، هم باعث ارتقای کیفیت خدمات می­‌شوند و هم برای خریداران (بانک‌­ها) باعث صرفه جویی در هزینه می‌شود.

به اشتراک‌­گذاری اطلاعات و همکاری بین واحدهای تدارکات و پشتیبانی سازمان­‌ها و به طور اخص، بانک­‌ها، در برخی حوزه­‌ها می‌­تواند با افزایش قدرت چانه­‌زنی و فراهم شدن امکان ایجاد استانداردهای خاص، منافع مشترکی را برای همه طرف­‌ها ایجاد نماید و چنین تسهیم اطلاعاتی، با بکارگیری یکی دیگر از فناوری­‌های دیجیتال یعنی رایانش ابری، تسهیل می­‌گردد. پلتفرم‌های ابری، امکان ذخیره‌سازی ایمن، به اشتراک‌گذاری داده‌ها و دسترسی غیرمتمرکز به داده‌های تدارکاتی قابل تسهیم را فراهم می‌سازد.

با توجه به ماهیت تکرارپذیر بخش عمده‌­ای از خریدهای واحدهای تدارکاتی، رصد، پایش و ارزیابی مستمر عملکرد تامین­‌کنندگان، می‌­تواند برای واحدهای تدارکاتی، از اهمیت بالایی برخوردار باشد. ظرفیت­‌های موجود در ابزارهای دیجیتال، واحدهای تدارکاتی بانک‌ها را قادر می‌سازد تا پس از تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد مانند به‌موقع بودن تحویل، کیفیت محصولات و میزان انطباق با خواسته­‌های اولیه، عملکرد تأمین‌کنندگان را به طور مؤثرتری رصد و ارزیابی کنند. با این نظارت و ارزیابی، امکان شناسایی زودهنگام عملکرد ضعیف احتمالی و تعریف اقدامات و تمهیدات جبرانی، فراهم می­‌گردد و در صورت عدم رفع این موارد، انعکاس آن در ساختارهای ابری که در بالا بدان اشاره شد، می­‌تواند تامین­‌کننده را با خطر از دست دادن بازار بزرگ­تری مواجه کرده و وی را به تلاش معنی­‌دار در راستای جلب رضایت کارفرما و رفع نقیصه، مجاب سازد.

در نهایت، یکپارچه سازی سیستم­‌های تدارکاتی با سایر سیستم‌ها نظیر امور مالی، حسابداری و مدیریتی، می‌تواند کارایی کل را افزایش دهد و این یکپارچه­‌سازی در سایه ظرفیت­‌های موجود در راه­‌حل­‌های یکپارچه دیجیتال، امری دست­‌یافتنی است.

بدیهی‌ست که کاربردهای حوزه دیجیتال در بخش تدارکات و پشتیبانی، فراتر از مواردی است که در این یادداشت کوتاه بدان اشاره شد و این موارد صرفاً نمونه‌­هایی از ظرفیت­‌های حوزه تحول دیجیتالی در بخش تدارکات و پشتیبانی را در بر می‌­گیرد.  با استقبال از این قابلیت­‌ها، سازمان‌ها می‌توانند فعالیت‌های تدارکاتی خود را بهینه کنند، صرفه‌جویی در هزینه‌ها ایجاد کنند، روابط تامین‌کننده را تقویت کنند و مزیت­‌های رقابتی در بازار به دست آورند.